Emergency
Journal

Subscribe to daily updates

Holding meetings of the companies’ corporate bodies during the COVID-19 outbreak

In the context of the state of emergency in Romania, various restrictions in the movement of population have been implemented. Companies have already started to adapt their business models to the new social reality, but their internal decision-making process, which often involves meetings with multiple persons, was impacted, as the current legislation did not extensively provide for alternative means for the organisation of such meetings.

On 7 May 2020, the Romanian Government approved the Government Emergency Ordinance No. 62/2020 on certain measures concerning companies regarding the organisation of meetings of their corporate bodies (the GEO), published in the Official Gazette No. 372 dated 8 May 2020. The GEO regulates certain temporary measures for holding general meetings of shareholders (GMSs) and meetings of collegial (managing) corporate bodies, without requiring physical interactions. These are meant to temporarily replace and/or complete certain provisions from the company law No. 31/1990 (the Company Law).

Listed companies, issuers of bonds admitted to trading and any other entity falling under the law No. 24/2017 on issuers of financial instruments and market operations are expressly excluded from the GEO’s scope.

RTPR, along with other reputable entities and organizations in Romania (e.g., AMCHAM, CDR, CECCAR, CAFR, Fondul Proprietatea, SIF Moldova, Nuclearelectrica, ASF, BVB, etc.), has actively participated in the process of improving the initial draft GEO by offering its input and knowledge.

  1. Whom do the new rules apply to and for how long?

The new rules under the GEO apply to all companies regulated by the Company Law (e.g., S.A.s, S.R.L.s, etc.).

The following types of meetings fall within the scope of the GEO:

  • GMSs convened prior to the GEO’s entry into force, but set to take place during the state of emergency;
  • GMSs convened after the GEO’s entry into force and held during the state of emergency;
  • GMSs convened during the state of emergency and held after the expiry of the state of emergency;
  • GMSs convened and held within two (2) months from the expiry of the state of emergency; and
  • Meeting of collegial (managing) corporate bodies taking place during the state of emergency or within 30 days from the expiry of the state of emergency.

The rules provided for GMSs are also applicable to bondholders’ meetings.

  1. Convening of the GMS

What means can be used?

The competent corporate body can convene the GMS via:

  • any means of distance communication or a combination thereof i.e., registered letter, courier, electronic letters having incorporated an extended electronic signature, telefax or any other means ensuring the transmission of text; or
  • the publication in the Official Gazette and a newspaper of wide circulation in the in the locality of the company’s registered office, as currently provided by the Company Law, in case of S.A.s.

Is the publication of the convening notice on the company’s website mandatory?

Yes, the convening notice shall be published on company’s website if such exists and, if the case, on websites addressed to various types of companies. In addition, it shall also be communicated to shareholders via e-mail, if their e-mail addresses are known by the company.

How the documents/ information are to be provided to shareholders prior to GMS?

Any relevant information and documents with respect to the items on the agenda to be provided prior to the GMS (e.g., financial statements, annual reports, etc.) shall be made available via publication on the company’s website.

If the company does not have a website, the information/ documents shall be provided via e-mail or ultimately, if e-mail delivery is not possible, at the shareholders’ request, such information/ documents shall be provided by mail or courier (at the company’s expense).

Special provisions regarding the amendment of the convening notice

  • Any amendments to the agenda shall be communicated to shareholders using the same means and observing the same requirements as those provided by the GEO for convening GMSs;
  • In case of GMSs convened prior to the GEO’s entry into force but set to take place during the state of emergency, the competent body shall inform the shareholders, at least five (5) days prior to the GMS date, with respect to the procedure for holding the GMS and voting, via the means provided by the GEO for convening GMSs;
  • In case of grounded reasons based on exceptional circumstances related to measures taken by authorities for the prevention of COVID-19, the competent body can amend the date and/or time and/or place of the GMS and shall inform the shareholders, at least five (5) days prior to the GMS date, about this change, as well as about the procedure for holding the GMS and the voting means, via the means provided by the GEO for convening GMSs; the reference date shall not be impacted by changes in the GMS date and the already submitted powers-of-attorney and voting ballots shall remain valid, except if new ones are submitted;
  • amendments regarding the date, time, location or the procedure for holding the GMS and for exercising the voting rights do not render the obligation to repeat the convening formalities and do not represent cause of nullity of the GMS resolution;
  • the convening may be called off if a GMS convened prior to the GEO’s entry into force cannot be held in accordance with the GEO or at companies’ registered offices, as provided by the Company Law, but without breaching the measures for prevention of the spread of COVID-19.
  1. Procedure for holding the GMS

What means can be used?

Along with the ordinary physical presence, the GEO allows to hold the GMS exclusively by correspondence or through electronic means of distance communication subject to certain technical requirements (e.g., compatibility with usual fixed or mobile access technologies, as well as with a large number of operating systems and connectivity to fixed or mobile public electronic communications networks), even in case of express prohibition within the company’s articles of association.

These means may be used separately or combined.

What if there are items on the agenda requiring secrecy of the votes cast?

In such cases, the corporate body competent to convene the GMSs shall ensure the observance of the secrecy of the votes cast, except in relation to personnel responsible for counting and validating votes.

When, where and how should the powers of attorney be submitted?

The powers-of-attorney for representation in GMSs shall be delivered so as to be received by the company before the date of GMS. They shall be submitted to the place indicated in the convening notice, by (i) registered letter, (ii) mail, (iii) courier, or (iv) e-mail, in case of electronic letter having incorporated an extended electronic signature.

Specific exceptions for GMSs held by correspondence

  • certain provisions from the Company Law which can only be applied in case of physical presence of shareholders/management (e.g., the opening of the GMS and its secretaries, etc.) is not applicable in case of GMSs held exclusively by correspondence; participation of the management is not required for this type of GMSs;
  • the votes expressed by correspondence shall be delivered to the company before the GMS date via (i) registered letter, (ii) mail, (iii) courier, or (iv) electronic letter having incorporated an extended electronic signature.

Who shall draft and sign the minutes of the GMS?

The minutes of GMS shall be drafted and signed by (i) the chairman of the board of directors/ the director having representation powers/ the chairman of the directorate or, in case of impossibility to fulfil his/her obligations, by an appointed proxy, and (ii) by the company’s legal representative, and (iii) where possible, by the secretary of the meeting appointed in accordance with the articles of association or, if not possible, by a company’s employee appointed as technical secretary of the GMS.

In case of GMSs held exclusively by correspondence, the reference above to the secretary of the meeting is not applicable.

Who shall draft and sign the resolution of the GMS?

The resolution of the GMS shall be prepared and signed with handwritten (private) signature or extended electronic signature by the chairman of the board of directors/ the director having representation powers or the chairman of the directorate or, in case of impossibility to fulfil his/her obligations, by the appointed proxy.

  1. No challenge

GMSs which took place during the state of emergency, but prior to the GEO’s entry into force, and which were held, with the unanimous approval of all shareholders, by following the procedures provided by the GEO cannot be held void for breach of the conducting and voting rules.

The casting of votes during such GMSs shall be presumed to represent a tacit approval regarding the procedure pursuant to which they were carried out.

  1. New deadline for annual mandatory GMS
  • the deadline provided by the Company Law for holding the annual ordinary GMS of S.A.s is delayed until 31 July 2020;
  • until the above mentioned date, the competent corporate body is not required to convene the GMS in case the annual financial statements show that the net assets have fallen below ½ of the subscribed share capital.
  1. Meetings of collegial (managing) corporate bodies

Meetings of collegial (managing) corporate bodies may take place via electronic means of distance communication, irrespective of their agenda, subject to certain technical requirements provided by the GEO.

*This ePublication is provided by Radu Taracila Padurari Retevoescu SCA and is for information purposes only. It does not constitute legal advice or an offer for legal services. The distribution of this document does not create an attorney−client relationship. If you require advice on any of the matters raised in this document, please call your usual contact at Radu Taracila Padurari Retevoescu SCA at +40 31 405 7777.

Desfășurarea ședințelor organelor statutare ale societăților în perioada pandemiei de COVID-19

În contextul stării de urgență declarate în România, au fost adoptate numeroase restricții cu privire la circulația populației. Societățile au început deja să-și adapteze modelele de business la noile realități sociale, însă procesele interne de adoptare a deciziilor de către acestea, procese care implică adesea reuniuni cu mai multe persoane, au fost afectate, având în vedere că legislația în vigoare nu prevedea suficiente modalități alternative de desfășurare a unor astfel de reuniuni.

La data de 7 mai 2020, Guvernul României a aprobat Ordonanța de Urgență nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare (OUG), publicată în Monitorul Oficial nr. 372 din data de 8 mai 2020. OUG reglementează diverse măsuri temporare pentru desfășurarea adunărilor generale ale acționarilor/ asociaților (AGA), precum și a reuniunilor organelor colegiale statutare (de management), fără a necesita interacțiuni fizice. Acestea vor înlocui și/sau completa temporar anumite prevederi din Legea societăților nr. 31/1990 (Legea Societăților).

Societățile listate, emitenții de obligațiuni admise la tranzacționare și orice alte entități din domeniul de aplicare a Legii nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață sunt excluse expres de la aplicarea OUG.

RTPR, asemenea altor entități și organizații importante din România (e.g., AMCHAM, CDR, CECCAR, CAFR, Fondul Proprietatea, SIF Moldova, Nuclearelectrica, ASF, BVB etc.), s-a implicat în mod activ în procesul de îmbunătățire a versiunii inițiale a proiectului OUG, prin unele propuneri efectuate și împărtășirea propriei expertize.

  1. Căror entități li se aplică noile reguli și pentru cât timp?

Noile reguli prevăzute de OUG se aplică tuturor societăților reglementate de Legea Societăților (e.g., S.A.-uri, S.R.L.-uri etc).  

Următoarele categorii de reuniuni intră în domeniul său de aplicare:

  • AGA convocată înainte de intrarea în vigoare a OUG, dar care urmează să se desfășoare pe durata stării de urgență;
  • AGA convocată după intrarea în vigoare a OUG și întrunită pe durata stării de urgență;
  • AGA convocată pe durata stării de urgență și întrunită după încetarea stării de urgență;
  • AGA convocată și întrunită în termen de două (2) luni după încetarea stării de urgență; și
  • Reuniunile organelor colegiale statutare (de management) care au loc atât pe durata stării de urgență, cât și în primele 30 de zile după încetarea stării de urgență.

Regulile instituite cu privire la AGA sunt aplicabile și adunărilor deținătorilor de obligațiuni.

  1. Convocarea AGA

Care sunt modalitățile care pot fi folosite?

Organul competent poate convoca AGA prin:

  • orice mijloace de comunicare la distanță sau o combinație a acestora, i.e., scrisoare recomandată, curier, scrisoare electronică având încorporată semnătură electronică extinsă, telefax sau orice alte mijloace care asigură transmiterea textului; sau
  • publicarea convocatorului în Monitorul Oficial, precum și într-un ziar de largă răspândire din localitatea în care se află sediul social al societății, potrivit dispozițiilor existente din Legea Societăților în cazul societăților pe acțiuni.

Este publicarea convocatorului pe website-ul societății obligatorie?

Da, convocatorul trebuie publicat pe website-ul societății dacă acesta există și, daca va fi cazul, pe website-uri adresate anumitor tipuri de societăți. În plus, convocatorul va fi transmis asociaților/ acționarilor prin e-mail, dacă adresele acestora de e-mail sunt cunoscute de societate.

Cum vor fi transmise asociaților/ acționarilor documentele/ informațiile înainte de AGA?

Orice informații și documente relevante cu privire la punctele de pe ordinea de zi care trebuie transmise înainte de AGA (e.g., situații financiare, rapoarte anuale, etc.) vor fi disponibile prin publicare pe website-ul societății.

Dacă societatea nu are website, informațiile/ documentele vor fi transmise prin e-mail sau, în cele din urmă, dacă transmiterea prin e-mail nu este posibilă, la cererea acționarilor/ asociaților, acestea vor fi transmise prin poștă sau curier (pe cheltuiala societății).

Dispoziții speciale cu privire la modificarea convocatorului

  • Orice modificări ale ordinii de zi vor fi comunicate acționarilor/ asociaților prin utilizarea acelorași mijloace și cu respectarea acelorași cerințe pentru convocarea AGA prevăzute de OUG;
  • În cazul AGA convocate înainte de intrarea în vigoare a OUG, dar care urmează să aibă loc pe durata stării de urgență, organul statutar competent va informa asociații/ acționarii, cu cel puțin cinci (5) zile înainte de data AGA, cu privire la procedura pentru desfășurarea AGA și pentru exprimarea voturilor, prin utilizarea modalităților prevăzute de OUG pentru convocarea AGA;
  • În caz de motive temeinice care țin de împrejurările excepționale ca urmare a măsurilor luate de autorități pentru prevenirea COVID-19, organul competent va putea modifica data și/sau ora și/sau locul de desfășurare a AGA și va informa acționarii/ asociații despre această modificare cu cel puțin cinci (5) zile înainte de data AGA, precum și cu privire la procedura de desfășurare a AGA și pentru exprimarea voturilor, prin utilizarea mijloacelor prevăzute de OUG pentru convocarea AGA; data de referință nu va fi afectată de asemenea schimbări cu privire la data AGA, iar procurile și buletinele de vot deja trimise rămân valabile, cu excepția cazurilor în care sunt trimise procuri/buletine de vot noi;
  • modificările cu privire la data, ora, locul sau procedura de desfășurare a AGA și de exprimare a voturilor nu dau naștere obligației de a relua formalitățile de convocare și nu reprezintă cauză de nulitate a hotărârii AGA;
  • convocarea poate fi revocată dacă AGA convocată anterior intrării în vigoare a OUG nu poate fi desfășurată în conformitate cu OUG sau la sediile societăților potrivit Legii Societăților, dar fără a încălca măsurile de prevenție a răspândirii COVID-19.
  1. Procedura de desfășurare a AGA

Care sunt modalitățile care pot fi utilizate?

Alături de prezența fizică obișnuită, OUG permite desfășurarea AGA și exclusiv prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare la distanță, în măsura îndeplinirii anumitor cerințe tehnice (e.g., compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice), chiar și în cazul în care actele constitutive ale societăților interzic expres utilizarea acestor modalități.

Aceste modalități pot fi utilizate separat sau împreună.

Ce se întâmplă în situația în care pe ordinea de zi sunt puncte în legătură cu care votul secret este obligatoriu?

În astfel de cazuri, organul statutar care are competența de a convoca AGA va asigura respectarea caracterului secret al voturilor exprimate, mai puțin față de persoanele având responsabilități cu privire la numărarea și validarea voturilor.

Când, unde și prin ce modalități vor fi depuse procurile?

Procurile pentru reprezentarea în AGA vor fi trimise astfel încât să ajungă la societate înainte de data AGA. Acestea vor fi depuse la locul indicat în convocator, prin (i) scrisoare recomandată, (ii) poștă, (iii) curier, sau (iv) e-mail, în cazul scrisorilor electronice având încorporate semnături electronice extinse.

Derogări cu privire la AGA desfășurate prin corespondență

  • anumite prevederi din Legea Societăților care se aplică doar în cazul prezenței fizice a acționarilor/ asociaților sau a managementului (e.g., cu privire la deschiderea AGA și secretarii acesteia etc.) nu se vor aplica în cazul AGA ținută exclusiv prin corespondență; participarea managementului nu mai este cerută pentru acest tip de AGA;
  • voturile exprimate prin corespondență vor fi transmise societății înainte de data AGA prin (i) scrisoare recomandată, (ii) poștă, (iii) curier sau (iv) scrisoare electronică având încorporată semnătură electronică extinsă.

Care va fi persoana responsabilă cu redactarea și semnarea procesului-verbal al AGA?

Procesul-verbal al AGA va fi redactat și semnat de (i) președintele consiliului de administrație/ administratorul având puteri de reprezentare/ președintele directoratului sau, în caz de imposibilitate a acestora de a-și îndeplini funcțiile, de o persoană împuternicită în acest sens, și (ii) de reprezentantul legal al societății, și (iii) în măsura în care va fi posibil, de secretarul ședinței numit în conformitate cu actul constitutiv al societății sau, dacă nu va fi posibil, de un angajat al societății numit în calitate de secretar tehnic al AGA.

Referirea de mai sus la secretarul de ședință nu se aplică în cazul AGA desfășurată exclusiv prin corespondență.

Care va fi persoana responsabilă cu redactarea și semnarea hotărârii AGA?

Hotărârea AGA va fi redactată și semnată cu semnătură olografă sau semnătură electronică extinsă de către președintele consiliului de administrație/ administratorul având puteri de reprezentare sau președintele directoratului sau, în caz de imposibilitate a acestora de a-și îndeplini funcțiile, de o persoană împuternicită în acest sens.

  1. Imposibilitatea anulării

AGA care au avut loc pe durata stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a OUG și care au fost desfășurate, cu acordul tuturor acționarilor/ asociaților, prin utilizarea procedurilor prevăzute de OUG nu pot fi anulate pentru nerespectarea prevederilor cu privire la desfășurare și exercitare a dreptului de vot.

Exprimarea voturilor în cadrul AGA care au avut loc potrivit paragrafului de mai sus reprezintă acord tacit cu privire la procedura de desfășurare a acestora.

  1. Noul termen de întrunire a AGA anuale
  • termenul prevăzut de Legea Societăților pentru desfășurarea AGA ordinare anuale ale S.A.-urilor se amână până la 31 iulie 2020;
  • până la data prevăzută mai sus, organul statutar competent de a convoca AGA în cazul în care din situațiile financiare anuale reiese faptul că activele nete au scăzut sub pragul de ½ din capitalul social subscris nu este ținut de această obligație.
  1. Ședințele organelor statutare colegiale (de management)

Ședințele organelor colegiale statutare (de management) pot avea loc prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare la distanță, indiferent de ordinea de zi a acestora, sub condiția îndeplinirii anumitor criterii tehnice prevăzute de OUG.

*Această ePublicație este furnizată de Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA în scop exclusiv de informare și nu reprezintă asistență juridică sau o ofertă pentru acordarea de asistență juridică. Distribuirea acestui document nu dă naștere unei relații avocat-client. În cazul în care doriți să solicitați asistență juridică cu privire la oricare dintre aspectele analizate în acest document, vă rugăm să vă adresați persoanei obișnuite de contact în cadrul Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA la +40 31 405 7777.