As the emergency state is about to end, litigation proceedings are ready to be resumed after 15 of May. For this purpose, the Ministry of Justice issued a series of recommendations aiming to create a set of “ground rules” in order to adapt the judicial proceedings to the new reality, where social distancing and prevention are the key elements in the fight against Covid-19.
However, the Ministry of Justice stated that the issued recommendations are to be considered by every court in line with the general protection and preventive rules. Thus, every court must follow and implement the measures adopted by the authorities, especially by the National Committee for Emergency Situations (in Romanian, Comitetul Național pentru Situații Speciale de Urgență).
You can find below a short summary of the recommendations issued by the Ministry of Justice, which we find very auspicious in the actual context.
Measures regarding the social distancing (minimum 1.5 meters). These measures are meant to be implemented in all courts’ activities, especially in the administrative ones. All direct contacts which cannot take place in line with the social distancing measures should not exceed 15 minutes. Such measures include:
- Carrying out activities in different intervals, including Saturday, if necessary.
- Limit the access in the room where the court hearing is held.
- Limit the case file number for every hearing by organising hearing dates in a shorter time frame (normally the panel of judges has a hearing at about 2 weeks).
- Summoning the involved parties for pre-set hearing time intervals.
- Prioritisation of the case files which can be analysed without the presence of the parties.
- Suspension of the proceedings in a predetermined interval in order to disinfect the premises.
- Implementation of a video conference system, if possible.
- Using protection equipment (masks, gloves) and disinfectants in the courts’ activity.
- Implementation of a work-from-home scheme, where possible.
- Organising the activities dedicated to the general public in larger spaces, where possible.
Courts’ access. In order to promptly implement the necessary measures in the fight against Covid-19, the persons which present Covid-19 symptoms or have been in contact with a person which presents Covid-19 symptoms will not be allowed to access the court. To this purpose a questionnaire shall be filled in before having access within the court premises. In addition to this, thermic scanners or disinfection tunnels should be used at the entrance of the courts with a high workload.
Moreover, in order to facilitate the communications between the courts and the parties, the procedural acts should be communicated electronically. To this purpose courts will request the parties’ contact details (e-mail addresses, phone numbers).
Internships postponement. Courts should avoid organising internships in the following period in order to avoid unnecessary contact and to ensure the prompt implementation of social distancing measures.
Conclusions. We welcome this approach, especially those measures dedicated to digitalising the judicial system. As an example, the Supreme Court of Justice recently implemented an electronic system dedicated to access the documents from the case files. The system will be fully functional starting from 1st September 2020. As we previously stated in our articles related to litigation proceedings during emergency state, we believe that if at least a part of these measures are kept when the fight against Covid-19 ends, it can only generate a positive impact on the litigation proceedings “bringing them closer to the present” and making the procedure more expedite and “user friendly”.
*This ePublication is provided by Radu Taracila Padurari Retevoescu SCA and is for information purposes only. It does not constitute legal advice or an offer for legal services. The distribution of this document does not create an attorney−client relationship. If you require advice on any of the matters raised in this document, please call your usual contact at Radu Taracila Padurari Retevoescu SCA at +40 31 405 7777.
Litigiile în perioada post stare de urgență
Dat fiind faptul că starea de urgență urmează să expire în curând, respectiv pe 15 mai, ulterior acestei date se va relua și activitatea de judecată a litigiilor. În acest scop, Ministerul Justiției a emis un set de recomandări privind anumite „reguli de bază” pentru adaptarea procedurilor judiciare la noua realitate, unde distanțarea socială și măsurile preventive sunt elementele cheie în lupta cu virusul Covid-19.
Totuși, Ministerul Justiției consideră că recomandările emise trebuie avute în vedere de către fiecare instanță în parte coroborat cu recomandările generale de protecție și prevenție. În acest sens, instanțele trebuie să implementeze și eventualele măsuri cu caracter general impuse de autorități, în special cele emise de Comitetul Național pentru Situații Speciale de Urgență.
În cele de mai jos redăm un scurt rezumat al principalelor recomandări emise de Ministerul de Justiție, pe care le considerăm binevenite în contextul actual.
Măsuri privind distanțarea socială (minimum 1,5 metri). Aceste măsuri sunt aplicabile tuturor activităților desfășurate de o instanță, dar cu precădere pentru cele cu caracter administrativ. Toate contactele directe care nu pot avea loc în linie cu măsurile de distanțare socială nu trebuie să depășească 15 minute. Mai jos redăm câteva exemple de măsuri de distanțare socială și prevenție:
- Desfășurarea activității în intervale orare diferite, inclusiv sâmbăta, dacă este necesar.
- Limitarea accesului publicului în sala de judecată.
- Limitarea numărului de cauze pe ședința de judecată, prin planificarea ședințelor de judecată la intervale mai scurte de timp (în mod normal, un complet de judecată ține ședințe o dată la două săptămâni).
- Citarea părților sau a participanților la proces pentru intervale de timp prestabilite.
- Prioritizarea cauzelor care pot fi analizate fără prezența părților.
- Suspendarea activităților la anumite intervale de timp pentru aerisirea și dezinfectarea spațiilor.
- Implementarea, acolo unde este posibil, a unor sisteme de videoconferință.
- Utilizarea unor echipamente de protecție (măști, mănuși) și a dezinfectanților.
- Implementarea telemuncii sau a muncii la domiciliu, acolo unde este posibil.
- Organizarea activităților destinate lucrului cu publicul în spații mai largi, acolo unde acest aspect este posibil.
Accesul în incinta instanței. Pentru a implementa în mod prompt măsurile necesare în combaterea virusului Covid-19, persoanele care prezintă simptome specifice virusului sau persoanele care au intrat în contact cu o altă persoană care prezintă simptomele virusului nu vor avea acces în incinta instanței. În acest sens, se va completa un chestionar înainte de a se permite accesul persoanelor în instanță. Mai mult, vor fi folosite termoscannere și tuneluri de dezinfectare la intrarea în sediile instanțelor la care se înregistrează un trafic mare de persoane.
În plus, pentru a facilita comunicarea între instanțe și părțile din dosar, actele procedurale vor fi comunicate pe cale electronică. În acest sens, instanțele vor solicita datele de contact ale părților (adrese de e-mail, numere de telefon).
Amânarea stagiilor de practică și a internshipurilor. Instanțelor li se recomandă să nu organizeze stagii de practică sau intershipuri în perioada următoare, pentru a evita contactul inutil între persoane și pentru a asigura implementarea promptă a măsurilor de distanțare socială.
Concluzii. Găsim de bun augur abordarea pe care o are Ministerul Justiției și ne referim aici, în mod special, la acele măsuri menite să asigure digitalizarea sistemului judiciar. Cu titlu de exemplu amintim că Înalta Curte de Casație și Justiție a implementat recent un sistem electronic prin care pot fi accesate documentele aflate la dosarele înregistrate pe rolul instanței. Sistemul va fi complet funcțional începând cu data de 1 septembrie 2020. După cum am afirmat și în articolele anterioare legate de situația procedurilor judiciare pe parcursul stării de urgență, credem că cel puțin o parte din aceste măsuri ar trebui să fie păstrate în momentul în care lupta împotriva virusului Covid-19 se încheie, dat fiind că acestea nu pot avea decât un impact pozitiv asupra procedurilor judiciare, aducându-le mai aproape de tiparul vremurilor prezente, făcându-le mai expeditive și mai accesibile tuturor participanților la sistemul judiciar.
*Această ePublicație este furnizată de Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA în scop exclusiv de informare și nu reprezintă asistență juridică sau o ofertă pentru acordarea de asistență juridică. Distribuirea acestui document nu dă naștere unei relații avocat-client. În cazul în care doriți să solicitați asistență juridică cu privire la oricare dintre aspectele analizate în acest document, vă rugăm să vă adresați persoanei obișnuite de contact în cadrul Radu Tărăcilă Pădurari Retevoescu SCA la +40 31 405 7777.
